Política de tratamiento de datos personales

1. Quién es el responsable

Arrazola Seguros Ltda., NIT 900.935.795-4 ("Arrazola Seguros", "la agencia", "nosotros"), es un corredor de seguros con domicilio en Bogotá, Colombia, y es el responsable del tratamiento de los datos personales descritos en esta política.

NIT

900.935.795-4

Dirección

Cra. 67a # 94a-62, Bogotá, Colombia

Correo

info@arrazolaseguros.com

Teléfono

+57 333 0515216

Sitio web

www.arrazolaseguros.com

Esta política se expide en cumplimiento de la Ley 1581 de 2012, el Decreto 1377 de 2013 (compilado en el Decreto 1074 de 2015) y las demás normas que los modifiquen o complementen.

2. A quién aplica

Aplica a los datos personales de:

• Clientes, tomadores, asegurados y beneficiarios de las pólizas que intermediamos.
• Personas interesadas en un seguro (prospectos) y contactos de las empresas, colegios, copropiedades e instituciones con las que trabajamos.
• Cualquier persona que se comunique con la agencia por correo electrónico, WhatsApp, teléfono, los formularios de este sitio web o redes sociales.
• Colaboradores, vendedores y proveedores, en lo que corresponda.

3. Qué datos tratamos

• Identificación y contacto: nombres, tipo y número de documento, fecha de nacimiento, dirección, ciudad, teléfono, celular, correo electrónico, ocupación.
• Datos de las pólizas: aseguradora, ramo, número de póliza, vigencias, primas, coberturas, bienes asegurados (vehículos, inmuebles), asegurados y beneficiarios.
• Cartera y pagos: cuotas, fechas y estado de pago, facturas y comprobantes.
• Siniestros: hechos, documentos de soporte, comunicaciones con la aseguradora y estado del trámite.
• Formularios de este sitio: lo que usted escribe al pedir una cotización, inscribirse a un curso o evento, o solicitar contacto.
• Comunicaciones: los correos y mensajes que intercambia con nosotros, incluidos los que llegan a nuestros números de WhatsApp Business (número de teléfono, nombre del perfil, fecha, contenido del mensaje y archivos adjuntos).
• Datos sensibles: solo cuando el producto lo exige (por ejemplo, información de salud en seguros de vida, salud o en la reclamación de un siniestro). Su entrega es voluntaria y se usa únicamente para ese trámite.

4. Para qué los usamos

1. Asesorarlo, cotizar y gestionar la expedición, renovación, modificación y cancelación de sus pólizas ante las aseguradoras.
2. Administrar la cartera: recordar vencimientos y cuotas, emitir facturas y conciliar pagos.
3. Acompañar la reclamación de siniestros ante la aseguradora.
4. Atender sus consultas, solicitudes y reclamos por el canal que usted elija.
5. Enviarle información sobre sus seguros y sobre productos, cursos o campañas que puedan interesarle, por correo o WhatsApp. Puede oponerse a estos envíos en cualquier momento (ver sección 10).
6. Cumplir obligaciones legales y regulatorias del sector asegurador (entre ellas las de la Superintendencia Financiera de Colombia y las de prevención de lavado de activos) y obligaciones contables y tributarias.
7. Mantener registros históricos de la relación comercial y estadísticas internas de la agencia.

5. Comunicaciones por WhatsApp y correo

Usamos la plataforma WhatsApp Business de Meta para atender a nuestros clientes desde los números empresariales de la agencia. Cuando usted nos escribe a uno de esos números:

• El mensaje se recibe y se guarda en nuestro sistema de gestión de la agencia, junto con su número, el nombre de su perfil, la fecha y los archivos que adjunte, para poder atenderlo y conservar el historial de su caso.
• Asociamos la conversación a su ficha de cliente si ya lo es, o la registramos como un contacto nuevo si no lo es.
• Solo le escribiremos por iniciativa nuestra sobre asuntos de sus seguros o con información que usted haya aceptado recibir; fuera de las 24 horas siguientes a su último mensaje, WhatsApp exige que usemos plantillas aprobadas.
• Meta Platforms, Inc. trata los datos de la mensajería según su propia política, que puede consultar en whatsapp.com/legal/privacy-policy.

Lo mismo aplica a los correos que envíe a las cuentas @arrazolaseguros.com: se guardan en nuestro sistema para atenderlo y conservar el historial.

6. Este sitio web

• Los formularios de cotización, contacto e inscripción guardan únicamente lo que usted escribe, para responderle. No pedimos datos sensibles por el sitio.
• Usamos Google Maps para mostrar nuestra ubicación y ayudarle a escribir direcciones; Google puede recibir su dirección IP al cargar el mapa, según su propia política de privacidad.
• El sitio no usa cookies de publicidad ni de seguimiento entre sitios.

7. Con quién compartimos los datos

• Aseguradoras: las compañías que expiden sus pólizas, para cotizar, expedir, renovar, cobrar y atender siniestros. Cada aseguradora es responsable del tratamiento que haga bajo su propia política.
• Proveedores tecnológicos (encargados del tratamiento): servicios de alojamiento, bases de datos, correo electrónico y mensajería que operan bajo nuestras instrucciones y con medidas de seguridad contractuales. Actualmente: Vercel (este sitio), Cloudflare (aplicación de gestión y almacenamiento de documentos), Supabase (base de datos), Microsoft 365 (correo) y Meta (WhatsApp Business).
• Autoridades: cuando una ley, una orden judicial o una autoridad competente lo exija.

Nunca vendemos ni alquilamos datos personales a terceros.

8. Transferencia y transmisión internacional

Algunos de nuestros proveedores tecnológicos alojan la información en servidores fuera de Colombia (principalmente en Estados Unidos). Solo trabajamos con proveedores que ofrecen niveles adecuados de protección y que se obligan contractualmente a tratar los datos únicamente según nuestras instrucciones, como lo permite la Ley 1581 de 2012.

9. Cuánto tiempo conservamos los datos

Conservamos sus datos mientras exista la relación comercial y, después, durante los plazos que exigen las normas comerciales, contables, tributarias y del sector asegurador para las pólizas, facturas y siniestros (en general hasta diez años). Las conversaciones y datos de contacto de personas que no llegan a ser clientes se eliminan cuando usted lo solicite o cuando dejen de ser necesarios para la finalidad con la que se recogieron. Cumplidos los plazos, los datos se suprimen o se anonimizan.

10. Sus derechos

Como titular de los datos, usted tiene derecho a:

• Conocer, actualizar y rectificar sus datos personales.
• Solicitar prueba de la autorización que nos otorgó, salvo cuando la ley no la exige.
• Ser informado sobre el uso que le hemos dado a sus datos.
• Revocar la autorización y solicitar la supresión de sus datos, siempre que no exista un deber legal o contractual que nos obligue a conservarlos.
• Oponerse a recibir información comercial o campañas: basta con responder "NO" al mensaje o escribirnos.
• Acceder de forma gratuita a sus datos personales.
• Presentar quejas ante la Superintendencia de Industria y Comercio (www.sic.gov.co) por infracciones a la ley.

11. Cómo ejercerlos

Escríbanos a info@arrazolaseguros.com con el asunto "Datos personales", o al número de WhatsApp o teléfono por el que se comunica con nosotros, indicando su nombre, tipo y número de documento, el canal por el que quiere recibir la respuesta y lo que solicita. Podemos pedirle que acredite su identidad antes de responder.

• Consultas: se atienden en máximo diez (10) días hábiles desde que se reciben. Si no es posible, le informaremos el motivo y la nueva fecha, que no superará cinco (5) días hábiles más.
• Reclamos (corrección, actualización, supresión o presunto incumplimiento): se atienden en máximo quince (15) días hábiles. Si no es posible, le informaremos el motivo y la nueva fecha, que no superará ocho (8) días hábiles más. Si el reclamo está incompleto, le pediremos completarlo dentro de los cinco (5) días siguientes.

Las instrucciones detalladas para pedir la eliminación de sus datos están en esta página.

12. Cómo protegemos la información

Aplicamos medidas técnicas y administrativas para evitar el acceso no autorizado, la pérdida o la alteración de sus datos: comunicaciones cifradas, acceso a nuestros sistemas solo con usuario, contraseña y permisos según el cargo, revisión antivirus de los documentos que se cargan, copias de respaldo y registro de los cambios realizados sobre la información de cada cliente.

13. Autorización

Al entregarnos sus datos, contratar una póliza a través nuestro, diligenciar un formulario de este sitio o escribirnos por cualquiera de nuestros canales, usted autoriza el tratamiento descrito en esta política. Para datos sensibles y datos de menores de edad pediremos autorización expresa y explicaremos que su entrega es voluntaria.

14. Cambios a esta política

Podemos actualizar esta política cuando cambie la ley o la forma en que operamos. La versión vigente estará siempre publicada en esta dirección, con la fecha desde la que rige. Si un cambio es sustancial, se lo comunicaremos por los canales habituales.